Communications internes : comment les communications internes peuvent soutenir ou nuire à votre organisation

Alors que les élections municipales viennent de s'achever dans toute la province, le moment est venu de réfléchir à l'un des piliers essentiels d'une bonne gouvernance : la communication.   

Dans toute organisation, la communication façonne les relations, clarifie les attentes et peut déterminer si les gens parviennent, ou non, à travailler ensemble vers des objectifs communs. Sans apprendre à communiquer efficacement, même les groupes les mieux intentionnés peuvent devenir divisés, inefficaces et déconnectés des personnes et des institutions qu’ils sont censés servir. 

Les élus arrivent en poste avec des perspectives et des priorités différentes. Cette diversité est essentielle à un système démocratique sain, puisqu’elle favorise le débat et aide à prévenir la pensée de groupe. Toutefois, ces différences peuvent également créer des tensions lorsque la communication se détériore.

Les élus sont responsables d’établir l’orientation et de représenter les intérêts de leurs citoyens, tandis que la direction générale et les membres du personnel sont responsables de la mise en œuvre des politiques et de la gestion des opérations quotidiennes du gouvernement. Ces rôles sont différents, mais étroitement liés. Les problèmes surviennent lorsque la communication entre les deux groupes devient floue ou conflictuelle. Si les élus ne communiquent pas clairement leurs priorités, le personnel peut avoir de la difficulté à mettre les décisions en œuvre efficacement. De la même façon, si le personnel est incapable de communiquer les réalités opérationnelles ou les limites auxquelles il fait face, les élus peuvent prendre des décisions sans en comprendre pleinement les conséquences. Lorsque les gens cessent de s’écouter, les décisions importantes risquent d’être influencées par les malentendus et la méfiance.

La confiance est un élément fondamental de la communication. Elle permet de soulever et de régler les préoccupations rapidement, avant qu’elles ne se transforment en conflits plus importants susceptibles d’endommager les relations et de nuire à une gouvernance efficace. La confiance signifie croire que les autres agissent de bonne foi et poursuivent les mêmes objectifs généraux; cela ne signifie pas que tout le monde doit être d’accord. En réalité, les désaccords sont inévitables dans tout organisme décisionnel, particulièrement lorsque les décisions touchent des intérêts divergents, des ressources limitées ou des enjeux controversés. Ce qui importe, c’est la capacité de communiquer à travers ces désaccords de manière respectueuse et constructive. Une communication claire et respectueuse favorise une meilleure prise de décision et aide à maintenir les priorités collectives au premier plan.

La bonne nouvelle, c’est que la communication est une compétence qui peut s’apprendre et se renforcer. Des professionnels expérimentés en ressources humaines, comme ceux de Porter O’Brien, peuvent offrir des formations et du soutien afin d’aider les dirigeants municipaux à développer de meilleures pratiques de communication interne. Cela peut inclure des formations sur l’écoute active, la rétroaction efficace et la compréhension des différents styles de communication. Il peut également s’agir d’accompagnement individuel ou d’outils pour désamorcer les tensions et gérer les conversations difficiles. Peu importe les besoins, nous pouvons aider les conseils municipaux à développer les outils de communication nécessaires pour travailler efficacement ensemble et à établir les bases d’une bonne gouvernance.